Microsoft Excel-এ Autofill এবং Flash Fill দুটি অত্যন্ত কার্যকরী টুলস যা ডেটা এন্ট্রি এবং প্রসেসিংয়ের কাজে সময় বাঁচাতে সাহায্য করে। এই দুটি ফিচার ডেটা দ্রুত পূর্ণ করতে, ফরম্যাট এবং প্যাটার্ন অনুসরণ করতে এবং টেক্সটকে যথাযথভাবে সম্পাদন করতে সাহায্য করে। নিচে এগুলোর ব্যবহার বিস্তারিতভাবে ব্যাখ্যা করা হলো।

Autofill ব্যবহার

Autofill একটি অত্যন্ত কার্যকরী টুল যা Excel-এ সেলগুলিকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে পূর্ণ করার জন্য ব্যবহৃত হয়। এটি তখন ব্যবহার করা হয় যখন আপনাকে সেলগুলিতে ধারাবাহিক ডেটা (যেমন সংখ্যা, দিন, মাস, ইত্যাদি) প্রবেশ করাতে হয়।

Autofill ব্যবহার করার ধাপ:

1. সেল নির্বাচন করুন: প্রথমে, যে সেলটিতে ডেটা প্রবেশ করতে চান, সেটি নির্বাচন করুন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি A1 সেলে "1" টাইপ করেন এবং A2 সেলে "2", তাহলে Excel এই দুটি সেলকে একটি ধারাবাহিকতা হিসেবে গ্রহণ করবে।
2. Autofill হ্যান্ডেল ব্যবহার করুন: সেলটির নিচের ডানদিকের কোণে একটি ছোট বক্স থাকবে (যা Autofill Handle নামে পরিচিত)। এটি মাউসের পয়েন্টার দিয়ে ধরুন।
3. ড্র্যাগ করুন: Autofill Handle ধরে নিচে বা পাশে টেনে আনুন যতটুকু সেল আপনি পূর্ণ করতে চান। Excel সেলগুলির মধ্যে ধারাবাহিক সংখ্যা বা ডেটা পূর্ণ করবে। উদাহরণস্বরূপ, "1, 2, 3, 4..." এর মতো একটি ধারাবাহিকতা তৈরি হবে।
4. পছন্দ অনুযায়ী ফিল করুন: আপনি যদি সঠিকভাবে সেলগুলিতে সংখ্যাগুলি পূর্ণ করতে চান, তবে Excel তা স্বয়ংক্রিয়ভাবে করতে পারবে। যদি আপনি বিশেষ কোন ধরনে পূর্ণ করতে চান, তবে Autofill অপশন থেকে Series বা Copy Cells নির্বাচন করতে পারেন।

উদাহরণ:

• তারিখ: যদি A1 সেলে 1/1/2024 এবং A2 সেলে 2/1/2024 থাকে, তাহলে সেল দুটি সিলেক্ট করে Autofill হ্যান্ডেল টেনে টেনে ডেটার ধারাবাহিকতা পূর্ণ করতে পারেন (3/1/2024, 4/1/2024 ইত্যাদি)।
• সংখ্যা: 1, 2, 3 ইত্যাদি পূর্ণ করতে উপরে উল্লেখিত পদ্ধতি অনুসরণ করুন।

Flash Fill ব্যবহার

Flash Fill হলো একটি স্মার্ট টুল যা Excel-এ ডেটা স্বয়ংক্রিয়ভাবে পূর্ণ করতে সাহায্য করে, বিশেষ করে যখন আপনি কিছু টেক্সট বা নম্বরের অংশে পরিবর্তন করতে চান, যেমন নাম বিভাজন বা ফরম্যাট পরিবর্তন। এটি Excel 2013 এবং পরবর্তী সংস্করণে উপলব্ধ।

Flash Fill ব্যবহার করার ধাপ:

1. ডেটা টাইপ করুন: প্রথমে, একটি সেল নির্বাচন করুন এবং আপনি যে ধরনের পরিবর্তন চান তা টাইপ করুন। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি একটি নামের প্রথম নাম এবং শেষ নাম আলাদা করতে চান, তাহলে A1 সেলে "John Doe" টাইপ করুন।
2. Flash Fill সক্রিয় করুন: Flash Fill স্বয়ংক্রিয়ভাবে ডেটার প্যাটার্ন চিনে নিয়ে পরবর্তী সেলগুলো পূর্ণ করে। আপনি Ctrl + E চাপলে বা Data ট্যাব থেকে Flash Fill বাটন ক্লিক করলে এটি সক্রিয় হবে।
3. ফলাফল চেক করুন: Excel তখন আপনার টাইপ করা প্যাটার্নের উপর ভিত্তি করে সঠিকভাবে বাকি সেলগুলো পূর্ণ করবে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি A1 সেলে "John Doe" এবং B1 সেলে "John" টাইপ করেন, Flash Fill B কলামে স্বয়ংক্রিয়ভাবে অন্যান্য সেলের প্রথম নামগুলো পূর্ণ করে দিবে।

উদাহরণ:

• নাম বিভাজন: আপনি যদি একটি সেলে "John Doe" টাইপ করেন এবং পরবর্তী সেলে "John" চান, তবে Flash Fill স্বয়ংক্রিয়ভাবে "Doe" সেলটি পূর্ণ করবে।
• ফরম্যাট পরিবর্তন: যদি আপনি একটি সেলে "2024/11/29" টাইপ করেন এবং পরবর্তী সেলে "29-Nov-2024" চান, Flash Fill ফরম্যাটের পরিবর্তনটি সেলগুলিতে প্রয়োগ করবে।

Autofill এবং Flash Fill এর পার্থক্য

• Autofill ব্যবহৃত হয় যখন আপনাকে একটি ধারাবাহিক সংখ্যা, তারিখ, অথবা অন্যান্য রেঞ্জ পূর্ণ করতে হয়। এটি এক ধরনের নিয়মিত প্যাটার্ন অনুসরণ করে কাজ করে।
• Flash Fill ব্যবহার হয় যখন আপনাকে ডেটার নির্দিষ্ট অংশে পরিবর্তন করতে হয়, যেমন নাম বিভাজন বা ফরম্যাট পরিবর্তন করা। এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে ব্যবহারকারীর টেক্সট ইনপুটের প্যাটার্ন চিনে সঠিক ফলাফল দেয়।

সারাংশ

Autofill এবং Flash Fill Excel-এ ডেটা এন্ট্রি এবং প্রসেসিংকে অনেক সহজ এবং দ্রুততর করে তোলে। Autofill ধারাবাহিক ডেটা প্রবাহ পূর্ণ করতে ব্যবহৃত হয়, যেখানে Flash Fill বিশেষ টেক্সট পরিবর্তন বা ফরম্যাট পরিবর্তন করতে ব্যবহৃত হয়। এই দুটি ফিচারের ব্যবহার আপনাকে সময় বাঁচাতে এবং কাজের গতি বাড়াতে সহায়তা করবে।